PIN ProjectServer

Das gläserne Projekt
Der PIN ProjectServer ist ein internetbasiertes Projektinformationssystem, mit dem die Kommunikation zwischen internen und externen Projektmitarbeitern organisiert wird.

Er erleichtert dem Projektteam das Anfordern und Liefern von Informationen, reduziert die Informationsflut auf das Wesentliche und verkürzt die Suche nach Projektdokumenten auf ein Minimum.

Eine zentrale Datenquelle für alle
Das webbasierte System ist die zentrale Datenquelle für alle internen und externen Projektmitarbeiter. Über die PIN-Navigation fordern Sie ein Dokument ganz einfach an.

Der Mitarbeiter, der für die Bearbeitung des Dokuments zuständig ist, wird automatisch über Ihre Anforderung und den Liefertermin informiert. Hat er das Dokument geliefert, finden Sie es in Ihrer Dokumentübersicht. Nach Ihrer Freigabe wird es dem Projektteam im PIN-System bereitgestellt.

Wann fangen Sie an, Zeit zu sparen?
Mit dem PIN ProjectServer hören Sie auf, Dokumente über unterschiedliche Kommunikationswege bei Projektpartnern anzufordern oder mit ihnen auszutauschen. Der Informationsfluss wird ausschließlich über das PIN-System gesteuert.

Die Projektdokumente stehen rund um die Uhr via Internet zur Verfügung. Mit wenigen Klicks und ganz ohne Suche greifen Sie stets auf die aktuelle Version jedes Dokuments zu.

Wissen vermehrt sich durch Teilung
Eine gemeinsame Kommunikationsplattform als Basis.

Abstimmungsprobleme und Datenberge
Je mehr Personen an einem Projekt betei­ligt sind, desto höher wird der administra­tive Aufwand und desto zäher das Fort­kommen. Einfache Fragen lösen hektische Betriebsamkeit, unnötige Kosten und teure Abstimmungs-Meetings aus:

  • Ist der Verteiler noch gültig?
  • Welche Ver­sion des Dokumentes ist die aktuelle?
  • Welche Version wurde freigegeben?
  • Warum wurde das Dokument an den Lieferanten ge­sendet aber nicht an den Projekt­leiter?

PIN – Finden statt Suchen
Deshalb sind wir von ITECS Engineering mit der Entwicklung des PIN (Projekt Information Navigator) einen völlig anderen Weg gegangen: Informationen bewusst auf das Wesentliche reduzieren und diese im Projektteam aktiv kommunizieren.

Nach außen präsentiert sich der PIN wie eine ganz normale Internetanwendung. Dahinter verbirgt sich jedoch eine Methode, die Informationen auf den Punkt bringt:

Die vorhandenen Daten werden strukturiert zusammengestellt und kommuniziert. Das gilt aber nicht für alle verfügbaren Daten, sondern nur für die relevanten 2-3 % der Projektdaten, die für die Teammitglieder von Bedeutung sind.

Die Philosophie
Bei jedem Projekt gibt es eine Reihe von Dokumenten, die für den Fortschritt des Pro­jektes so wichtig sind, dass alle Beteiligten sie kontinuierlich in der aktuellen Version benötigen.

In Abstimmung mit der Projektleitung wird festgelegt, um welche Dokumente es sich dabei im Einzelnen handelt und wer für ihre Erstellung und Aktualisierung verantwortlich ist (z.B. Mitarbeiter oder Lieferanten).

Dadurch reduziert sich die Datenmenge auf die Entscheidungsrelevanten. Diese werden den Projektteilnehmern durch den PIN ProjectServer zur Verfügung gestellt.

Einer organisiert für alle anderen
Von zentraler Stelle organisiert ein Admini­strator mit dem PinWriter den individuellen Informationsfluss für alle internen und externen  Projektteilnehmer. Diese stellen dem Admini­strator dazu lediglich die Dokumente bereit, die sie für das Projekt ohnehin erstellt haben.

Das vermeidet doppelte Arbeitsprozesse, reduziert die zunehmende Informationsflut  und schafft Sicherheit im Umgang mit vertrau­lichen Informationen.

Die Funktionalitäten
Der PINProjectServer deckt mit seinen Funktionalitäten eine enorme Breite an Zielvorgaben ab, die an ein zeitgemäßes und innovatives Projektmanagementsystem gestellt werden.

Ausgestattet mit vielen Alleinstellungsmerkmalen unterstützt der PINProjectServer Ihre Aufgaben in einer besonders effizienten Art und Weise.

Einen ersten Einblick erhalten Sie durch die nachfolgende Präsentation:

Unbegrenzte Erreichbarkeit
Der PIN Project Server ist die zentrale Kommunikationsschnittstelle für Ihr Projekt. Auf Basis des Internets verbindet sich der PIN mit allen Projektteilnehmern und wird zur zentralen Informationsquelle.

Mit dem PIN ProjectServer reduzieren Sie die Datenflut und schaffen Transparenz. Dabei sind folgende Punkte wichtig :

  • Sicherheit (der Daten) durch Verschlüsselung, Passwortschutz, Benutzerprofile
  • Erreichbarkeit (der Information) von jedem Ort, zu jeder Zeit
  • Aktualität und Rückverfolgbarkeit durch stets gültige Daten, keine Redundanz, Versionierung
  • Volle Unterstützung aller Webbrowser
  • Automatisierte Vorgänge: scan to, deliver to, mail to
  • Einbindung vorhandener Systeme

Schnelle Informationsbeschaffung
Für die Kommunikation im Projektteam ist es wichtig, dass die benötigten Informationen schnell gefunden werden. Bei der Suche nach Dokumenten stehen immer zwei Fragen im Vordergrund:

  1. Wo ist die gesuchte Information abgelegt?
  2. Ist die gefundene Version die aktuelle?

Mit dem PIN ProjectServer gestaltet sich die Suche nach der aktuellen Information einfach und zeitsparend. Über die Menüstruktur des Navigators werden tabellarische oder grafische Navigationsseiten aufgerufen. Diese Navigationsseiten enthalten Links auf die benötigten Dokumente.

Intuitive Navigation
Selbst wenn eine große Anzahl von Informationen bereitliegt, lässt sich jedes gesuchte Dokument über diese Seiten intuitiv mit maximal fünf Klicks auffinden.

Der aktuelle Projektstatus ist dem Team in jeder Phase transparent. Projektentscheidungen können stets auf Basis validierter Projektdaten gefällt werden.

PIN in der Projektsteuerung
Der Projekt Informations Navigator (PIN) in der Projektsteuerung ist nicht nur eine Software, sondern zugleich eine Methode, mit der die Informationsflut in Projekten auf das Wesentliche reduziert wird.

Für das Auffinden relevanter Projektinformationen wird nur noch ein Minimum an Zeit benötigt. So können sich die Mitarbeiter im Projektteam verstärkt auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Mit ständig neuen Lösungen erweitern wir den Einsatzsbereich des PIN ProjectServer.

Typische Einsatzbereiche im Überblick:

  • Anlagenbau
  • Archivierung
  • Engineering
  • Instandhaltung
  • Organisation
  • Projektsteuerung
  • Qualitätssicherung
  • Technische Dokumentation
  • Unternehmenskommunikaton

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