Covid-19 Management System (CMS)

Sie suchen nach einem Tool, um Covid-19 Tests und deren Ergebnisse in ein einziges, leicht zu bedienendes Informationssystem zu integrieren? Dabei können Sie sowohl Ergebnisse der eigenen Mitarbeiter, so wie ihrer Kontraktoren und Subkontraktoren erfassen.
Unser Covid-19 Management System (CMS) bietet ihnen eine webbasierte Plattform, die individuell an ihre Firmenprozesse angepasst ist.

Das Basismodul für das Covid-19 Management System (CMS) ist unser Contractor Information System (CIS). Es wurde entwickelt, um den Zugang aller Personengruppen und deren Informationen / Dokumente in einem webbasierten Informationssystem namens „PIN ProjectServer“ übersichtlich ab zu bilden.

Bild 1: ITECS Contractor Information System – One System

 

Bild 2: ITECS Contractor Information System – Funktionsweise

In jedem Unternehmen mit einer kritischen Infrastruktur müssen täglich die unterschiedlichsten Personen das Werkstor passieren – und das Corona-frei.

Derzeit betreiben Sie einen hohen Aufwand, um den Zugang zu Ihrem Werk ausweistechnisch zu regeln. Fremdfirmen mit einer hohen Personalfluktuation sowie Ihre eigenen Mitarbeiter erfordern eine ständige Aktualisierung der Werksausweise sowie eines Nachweises des  Gesundheitszustandes bezogen auf die Corona-Pandemie.

Ebenso unterliegen Ihre gesundheitlichen Belehrungsdokumente einer permanenten Änderung. Ihr Sicherheitsvideo ist um die Corona-Hinweise anzupassen.

Darüber hinaus ist es Ihnen nur schwer möglich, diese sich ständig ändernden Informationen tagesaktuell an die Ausweisinhaber zu übermitteln und auch einen Nachweis über eine Negativtestung zu führen.

Mit dem Covid-19 Management System richten wir eine zentrale, webbasierte Informationsquelle bei Ihnen ein, die den Genehmigungsprozess für die Werksausweise mit der Corona-Vorsorge kombiniert. Mitglieder der Genehmigungsprozesse sind Ihre Fachabteilungen, wie z.B der Werksschutz, die Betriebsfeuerwehr, der Einkauf sowie der Betriebsarzt, der von einer Gesundheitsorganisation (wie dem DRK, den Maltesern oder den Johannitern) unterstützt wird.

Dabei binden Sie Ihre Kontraktoren direkt in Ihr System ein, indem sie z.B. individuelle Ausweiskontingente überlassen, die durch die Kontraktoren selbst verwaltet werden. Selbstverständlich unterliegt der Beantragungs- und Genehmigungsgang einem von Ihnen definierten Workflow. Dieser gibt jederzeit Auskunft darüber, in welchem Bewilligungsstadium / Status sich der Ausweis befindet.

Diesen von Ihnen definierten Workflow wird um eine Covid-19 Testprüfung in drei Stationen erweitert:

Über einen digital erzeugten Fragebogen wird die gesundheitliche Selbsteinschätzung
des Ausweisinhabers / Besuchers abgefragt – und zwar am Tage vor dem gewünschten
Zutritt (Station 1). Der digital erzeugte Fragebogen wird im Rahmen des Anmeldeverfahrens über das Contractor Information System vom Kontraktor an sie übermittelt.

Ist das Fragebogenergebnis negativ, kann am nächsten Tag die Anreise erfolgen. Eine Temperaturmessung (Station 2), gefolgt von einem Corona-Schnelltest (Station 3) finden dann unmittelbar in der Nähe der kritischen Infrastruktur statt. Die Übermittlung der Ergebnisse erfolgt über eigens dafür eingerichtete Tabletts. Die Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung ist selbstverständlich.

Dieses „Covid-19 Testzentrum“ steht unter der Leitung und Verantwortung eines Betriebsarztes in Verbindung mit einer Gesundheitsorganisation.

Bei einem negativen Testergebnis erfolgt eine verzugslose Zutrittsgenehmigung, bei positivem Ergebnis ein Zutrittsverbot.

  • Die Dokumentenverwaltung für das Ausweisgenehmigungsverfahren ist im Contractor Information System über die Webplattform PIN ProjektServer integriert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle sicherheitsrelevanten und gesundheitlichen Dokumente mit aktuellem Stand für Prüfungen und Belehrungen verfügbar sind.
  • Durch den Einsatz verschiedener Transmitter erfolgt eine Benachrichtigung über eine Änderung / Aktualisierung an den Kontraktor / Mitarbeiter. Sie dient Ihrem Unternehmen gleichzeitig als Nachweis, dass sie Ihrer Informationspflicht nachgekommen sind.
  • Der Zugriff auf das System erfolgt mit rollenbasierten Berechtigungen, die den höchsten Datenschutzstandard erfüllen.
  • Die „Work-Flow Engine“ bildet jeden gewünschten Arbeitsablauf ab, z.B. zur Beantragung von Einfahrtgenehmigungen
  • Die Einarbeitung von kundenspezifischen Datenschutzrichtlinien ist möglich
  • Übersichtliche und benutzerfreundliche Eingabemasken (z.B. zur Anlage neuer Antragssteller)
  • Sofortiger Ausdruck des Ausweises
  • Zeitersparnis durch Übertragung von Bearbeitungsaufgaben an den Kontraktor
  • Kontraktoren verwalten sich selbst gemäß ihrer Kontingentzuweisung:
  • Die Kontraktoren legen z.B. Erstanträge selbst an oder führen Änderungen an bestehenden Ausweisen selbst durch
  • Aktueller Überblick (mit Statusangaben des Antrages) über den zutrittsberechtigten Personenkreis
  • Automatischer Log und damit automatischer Nachweis über z.B. Sicherheitsdokumente (EH&S), die immer auf dem aktuellen Stand sind
  • Die erweiterte gesundheitliche Überprüfung zur Identifizierung des Corona-Status erfolgt in einem eigenen angehängten Prozess der bei Bedarf aktiviert werden kann
  • Der Corona-Fragebogen für den Mitarbeiter wird digitalisiert zur Verfügung gestellt.
  • Die Übermittlung der Ergebnisse aus dem Testzentrum erfolgt mit digitaler Unterschrift.
  • Die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung über die Handhabung gesundheitsrelevanter Daten werden sind erfüllt.

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