Anfordern, liefern und verlinken – so gelangen die Dokumente in den PIN ProjectServer

Über den PIN ProjectServer werden ausschließlich die Dokumente publiziert, die das Projektteam tatsächlich braucht. Jedes benötigte Dokument wird einmal definiert und einem Mitarbeiter zugewiesen, der für die Lieferung und Aktualisierung verantwortlich ist.

Im PIN ProjectServer ist ein Standard-Workflow für das Publizieren der Dokumente eingestellt. Er sieht vor, dass einige bestimmte Projektmitarbeiter Dokumente definieren und anfordern können, während alle Projektmitarbeiter Dokumente liefern können.

Zu jedem Menüpunkt des Navigators gibt es eine Dokumentliste, in der zunächst mindestens ein Dokument definiert wird. Im Laufe des Projektes werden so viele weitere Dokumente definiert, wie zu dem Menüpunkt benötigt werden.

Die Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung fordern die Dokumente über den Navigator an. Bei Bedarf kann auch ein Termin angegeben werden, zu dem das Dokument geliefert werden soll.

Der für das Dokument verantwortliche Mitarbeiter findet die Anforderung in seiner Dokumentenübersicht. Er erstellt bzw. aktualisiert das Dokument mit seinen Office-Anwendungen und publiziert es über den Navigator

.

Über den LinkMaker wird der Link von der Navigationsseite auf das Dokument erstellt. Mit dem LinkMaker gestalten Sie die Navigation genauso einfach wie das Publizieren der Dokumente.

Gelieferte Dokumente können von denen, die sie angefordert oder geliefert haben, storniert werden. Stornierte Dokumente werden nach einer Korrektur oder Aktualisierung wieder im PIN ProjectServer publiziert.

Mit diesem Workflow delegiert der Projektleiter Arbeit und Verantwortung an das Projektteam; er selbst wird stark entlastet. Jeder einzelne Mitarbeiter übernimmt einen bestimmten Part im Projekt und leistet somit seinen Beitrag zum Projektfortschritt.

Der Standard-Workflow des PIN ProjectServers kann an bestimmte Anforderungen angepasst werden, so dass z. B. nur der Projektleiter und sein Vertreter Dokumente anfordern und freigeben können. Bei den weitaus meisten Projekten entspricht der Standard-Workflow jedoch den Anforderungen des Projektteams an die Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten.